Há marcações que se perdem por uma simples distração. O cliente marcou há semanas, continuou com a sua rotina e, quando olha para o relógio, já é tarde.
Para o negócio, enviar um WhatsApp a cada pessoa parece uma tarefa pequena até a agenda começar a encher. Depois surgem mensagens a horas diferentes, respostas soltas e confirmações que alguém tem de registar na agenda.
Os lembretes e as confirmações do Apúntalo concentram esse trabalho na própria marcação. O cliente recebe o aviso por WhatsApp e o negócio consulta a resposta sem a procurar entre conversas.
O que o cliente recebe no lembrete
O Apúntalo envia o lembrete no momento definido pelo negócio. A mensagem pode incluir o dia e a hora da marcação, a morada e qualquer indicação de que o cliente precise antes de chegar.
Esse contexto evita dúvidas tão comuns como saber se a marcação era hoje ou amanhã, ou em que espaço tinha sido feita. O cliente encontra a informação no mesmo chat que já consulta diariamente.
Se o negócio alterar a hora antes do envio, o Apúntalo atualiza a programação do lembrete. A mensagem sai com os dados atuais da marcação, não com uma hora que já deixou de ser válida.
Confirmar a marcação sem iniciar outra conversa
Quando as confirmações automáticas estão ativas, a mensagem pode incluir uma opção para confirmar a presença. A resposta fica associada à marcação e o estado é atualizado na agenda.
Se o cliente responder com uma mensagem normal no WhatsApp, essa resposta também aparece dentro da marcação. A equipa pode lê-la no Apúntalo sem ter de descobrir a que reserva corresponde cada conversa.
A diferença nota-se sobretudo no início do dia. Em vez de abrir vários chats para ver quem respondeu, o negócio consulta as marcações e concentra-se nas que ainda precisam de acompanhamento.
Como funciona com o Google Calendar
Se o negócio já trabalha com o Google Calendar, pode mantê-lo ligado ao Apúntalo. A sincronização funciona nos dois sentidos e o estado da marcação também pode ser consultado no calendário. Neste artigo sobre a integração com o Google Calendar explicamos todo o funcionamento.
Não é preciso duplicar trabalho. A marcação, o lembrete e o calendário acompanham a mesma alteração quando uma reserva é modificada antes do envio.
Quatro pormenores para um lembrete útil
- Confirma se o número de telemóvel do cliente está correto.
- Escolhe uma antecedência que lhe dê tempo para se organizar, sem ser tão longa que volte a esquecer-se.
- Inclui a morada ou outras indicações apenas quando forem realmente úteis para chegar à marcação.
- Mantém clara a política de alterações e cancelamentos para o cliente saber o que fazer se não puder comparecer.
Um lembrete ajuda a evitar esquecimentos, mas não garante que todas as pessoas compareçam. Também não resolve um número errado nem uma política de cancelamento pouco clara.
Quando está bem configurado, deixa de ser uma mensagem que alguém precisa de se lembrar de enviar. Passa a fazer parte da marcação e mantém a resposta junto da restante informação.
Conhece o Apúntalo e experimenta uma agenda com lembretes e confirmações por WhatsApp.
