Todos os meses, o Apúntalo envia-te um relatório com a atividade da tua agenda. Queremos que saibas de onde vem cada número, para que possas confiar nele e, se algo não bater certo, saber o que rever.
Resumo rápido
| Dado | Como o calculamos |
|---|---|
| Marcações realizadas | Marcações da agenda com cliente, serviços e preços que não estão assinaladas como «Não compareceu» |
| Faturação | Soma dos valores das marcações realizadas |
| Ticket médio | Faturação ÷ marcações realizadas |
| Taxa de faltas | Faltas ÷ (marcações realizadas + faltas) × 100 |
| Ocupação | Minutos com marcações dentro do teu horário ÷ minutos do teu horário × 100 |
Cada relatório corresponde a uma agenda; se no teu negócio trabalham várias pessoas, cada agenda tem o seu próprio relatório.
1. Que marcações contam como realizadas?
Uma marcação conta como realizada se:
- Continua na agenda, ou seja, não foi cancelada.
- Não está assinalada como «Não compareceu».
- Tem um cliente associado.
- Inclui pelo menos um serviço.
- Todos os seus serviços têm preço.
- O valor total é superior a 0 €.
Se uma marcação tiver vários serviços, algum pode custar 0 € (por exemplo, um serviço de cortesia), desde que o total seja superior a 0 €. O que não pode haver é um serviço com o preço vazio: 0 € é um preço; um campo vazio, não.
As marcações a que falte o cliente, um serviço ou algum preço não aparecem em nenhum dado do relatório.
2. Faturação e ticket médio
A faturação é a soma dos valores de todas as marcações realizadas durante o mês.
Reflete o que registaste na tua agenda, não necessariamente o que recebeste nem o lucro do teu negócio.
O ticket médio é a faturação dividida pelo número de marcações realizadas.
3. Faltas
Uma falta é uma marcação assinalada como «Não compareceu» que cumpre as restantes condições do ponto 1: cliente, serviços e preços.
As faltas não somam na faturação nem nas marcações realizadas, mas são mostradas à parte para que saibas quantas tiveste.
A taxa de faltas calcula-se dividindo as faltas pela soma de marcações realizadas e faltas, e multiplicando por 100. Por exemplo, com 80 marcações realizadas e 5 faltas, a taxa é de 5,88 %.
E se o cliente avisar pelo WhatsApp que não pode ir?
Quando um cliente toca em «Não posso ir» no lembrete do WhatsApp, avisamos-te, mas a marcação continua na tua agenda. Assim podes decidir o que fazer, por exemplo mudá-la de dia.
- Se avisou a tempo e a marcação não se vai realizar, cancela-a. Assim não conta como realizada nem como falta.
- Usa «Não compareceu» apenas quando o cliente não apareceu.
Se assinalares como «Não compareceu» uma marcação que o cliente cancelou com antecedência, a tua taxa de faltas vai parecer mais alta do que realmente é.
4. Ocupação da tua agenda
A ocupação indica que parte do horário que tinhas planeado foi ocupada pelas tuas marcações realizadas.
- Só conta o teu horário. O tempo de marcações fora dele não aumenta a ocupação, e os dias que tens assinalados como feriado ou descanso não somam horário planeado.
- As marcações sobrepostas contam uma vez. Se duas marcações coincidirem no tempo, os minutos partilhados contam apenas uma vez.
- Só contam as marcações realizadas. Uma marcação sem preço ou sem cliente não soma ocupação, mesmo que ocupe um espaço na tua agenda.
Exemplo de um dia. O teu horário é das 10:00 às 14:00 (240 minutos). Tens uma marcação das 10:00 às 11:00, outra das 10:30 às 11:30 que se sobrepõe à primeira e outra das 13:30 às 14:30.
- Das 10:00 às 11:30 há 90 minutos ocupados; a meia hora sobreposta conta apenas uma vez.
- Das 13:30 às 14:00 há 30 minutos; a meia hora seguinte fica fora do teu horário.
No total são 120 de 240 minutos: uma ocupação de 50 %. No fim do mês somamos todos os dias: com 160 horas planeadas e 80 horas ocupadas, a ocupação também seria de 50 %.
Antes de o mês acabar
Para que o teu relatório reflita a realidade:
- Associa um cliente a cada marcação.
- Confirma que os teus serviços têm preço.
- Cancela as marcações que não se vão realizar.
- Assinala como «Não compareceu» quem não apareceu.
- Mantém o teu horário atualizado, incluindo feriados e descansos.
