Certains rendez-vous sont manqués à cause d’un simple oubli. Le client a réservé plusieurs semaines plus tôt, a repris son quotidien et, lorsqu’il regarde l’heure, il est déjà trop tard.
Pour l’établissement, envoyer un message WhatsApp à chaque personne semble anodin tant que l’agenda n’est pas plein. Ensuite viennent les messages envoyés à différents moments, les réponses dispersées et les confirmations qu’il faut reporter dans le planning.
Les rappels et confirmations Apúntalo rassemblent ce travail dans le rendez-vous lui-même. Le client reçoit le rappel sur WhatsApp et l’établissement retrouve sa réponse sans fouiller dans les conversations.
Ce que le client reçoit dans le rappel
Apúntalo envoie le rappel au moment choisi par l’établissement. Le message peut indiquer le jour et l’heure du rendez-vous, l’adresse et les consignes utiles avant de venir.
Ces précisions évitent les questions courantes. Le rendez-vous était-il aujourd’hui ou demain ? Dans quel établissement avait-il été pris ? Le client retrouve tout dans une conversation qu’il consulte déjà chaque jour.
Si l’heure change avant l’envoi, Apúntalo reprogramme le rappel. Le message reprend alors les informations actuelles du rendez-vous et non un horaire devenu obsolète.
Confirmer le rendez-vous sans relancer la conversation
Lorsque les confirmations automatiques sont activées, le message peut proposer une option pour confirmer la venue. La réponse reste liée au rendez-vous et son statut est mis à jour dans l’agenda.
Si le client répond par un message WhatsApp ordinaire, cette réponse apparaît elle aussi dans le rendez-vous. L’équipe peut la lire dans Apúntalo sans devoir retrouver à quelle réservation correspond chaque conversation.
Le gain est particulièrement visible en début de journée. Au lieu d’ouvrir plusieurs discussions pour voir qui a répondu, l’établissement consulte ses rendez-vous et se concentre sur ceux qui demandent encore un suivi.
Et si vous utilisez déjà Google Agenda ?
Vous pouvez conserver Google Agenda tout en le reliant à Apúntalo. La synchronisation fonctionne dans les deux sens et le statut du rendez-vous peut également y être consulté. Notre article sur l’intégration avec Google Agenda en explique le fonctionnement complet.
Vous ne saisissez pas deux fois la même information. Le rendez-vous, le rappel et le calendrier suivent la même modification lorsqu’une réservation change avant l’envoi.
Quatre détails pour rendre le rappel utile
- Vérifiez que le numéro de mobile du client est correct.
- Choisissez un délai qui lui laisse le temps de s’organiser, sans envoyer le rappel si tôt qu’il risque de l’oublier de nouveau.
- Ajoutez l’adresse ou des consignes uniquement lorsqu’elles l’aident réellement à se rendre au rendez-vous.
- Expliquez clairement votre politique de modification et d’annulation afin que le client sache quoi faire s’il ne peut pas venir.
Un rappel limite certains oublis, mais ne garantit pas la présence de chaque client. Il ne corrige pas non plus un mauvais numéro ou une politique d’annulation floue.
Bien réglé, il n’est plus ce message que quelqu’un doit penser à envoyer. Il fait partie du rendez-vous et conserve la réponse avec les autres informations.
Découvrez Apúntalo et testez un agenda avec rappels et confirmations WhatsApp.
