Une annulation annoncée à temps peut généralement être réorganisée. Le problème se pose lorsque le message arrive alors que la journée a déjà commencé ou que le client ne vient pas. Ce créneau lui était réservé et, bien souvent, il est trop tard pour le proposer à quelqu’un d’autre.
Protéger un rendez-vous ne consiste pas à compliquer la réservation. Il s’agit de convenir à l’avance de ce qui se passe si le client annule trop tard ou ne se présente pas.
Dans Apúntalo, vous pouvez travailler sans garantie, demander un acompte ou utiliser une carte en garantie. La différence tient au moment où le client paie et aux possibilités dont dispose ensuite l’établissement.
Trois façons de protéger une réservation
La politique de chaque service peut suivre l’un de ces modèles :
- Sans protection financière. Le client réserve sans payer ni laisser de carte en garantie.
- Avec un acompte. Le client paie une partie ou la totalité du montant lors de la réservation.
- Avec une carte en garantie. Le client enregistre une carte, mais aucun débit n’est effectué à ce moment-là.
Demander un acompte à la réservation
L’acompte transforme la réservation en paiement confirmé. Vous pouvez encaisser à l’avance une partie du service ou son montant total.
Le client voit le montant avant de confirmer. S’il annule pendant le délai gratuit indiqué lors de la réservation, Apúntalo lance le remboursement. Passé ce délai, l’établissement décide de conserver ou de rembourser l’acompte, dans le respect de la politique annoncée et de la réglementation applicable.
Cette option convient bien aux rendez-vous longs ou aux prestations qui demandent une préparation et du matériel réservé à l’avance.
Utiliser une carte en garantie
Avec une carte en garantie, aucun montant n’est débité au moment de la réservation. Stripe traite les données complètes de la carte et Apúntalo ne les conserve pas.
L’établissement fixe le montant maximal de la garantie, sans pouvoir dépasser le prix du service. Le client voit ce plafond et le délai d’annulation gratuite avant de confirmer.
Si le client ne vient pas ou annule après le délai gratuit, l’établissement peut décider d’effectuer le débit. Cette action est manuelle. Signaler un rendez-vous non honoré ne débite pas automatiquement la carte.
La garantie peut être débitée à partir du début de la période d’annulation tardive et jusqu’à sept jours après le rendez-vous.
Choisissez des conditions adaptées à votre agenda
Chaque activité a besoin d’un délai différent pour réorganiser un rendez-vous. Une prestation courte peut être assez facile à replacer, tandis qu’un long créneau ou un service qui demande une préparation peut nécessiter davantage d’anticipation.
Dans Apúntalo, vous choisissez jusqu’à quel moment le client peut annuler sans frais. Cette condition apparaît avant la confirmation, avec le montant de l’acompte ou le plafond de la garantie.
Choisissez un délai qui vous donne une vraie chance de réattribuer le créneau et qui reste raisonnable pour le client. L’essentiel est que chacun sache à l’avance ce qui se passe si les plans changent.
Quels frais s’appliquent
Apúntalo facture 1,44 % du montant effectivement encaissé, taxes comprises. Les frais de traitement de Stripe sont distincts.
Un acompte entraîne un encaissement lors de la réservation. Avec une carte en garantie, les 1,44 % d’Apúntalo ne s’appliquent que si l’établissement décide d’effectuer le débit. Si la garantie expire sans débit, aucun montant encaissé ne sert de base à cette commission.
Dans sa version initiale, la fonctionnalité Paiements est disponible pour les entités établies en Espagne, opérant en euros et disposant d’un abonnement Apúntalo actif. Les conditions d’encaissement donnent le détail.
Quelle option convient à votre activité
Un acompte offre une protection dès la réservation. La carte en garantie évite un paiement immédiat et laisse à l’établissement la décision de débiter si les conditions ne sont pas respectées. Vous pouvez aussi ne demander aucune protection lorsque le risque est faible.
Les rappels et confirmations sur WhatsApp limitent les oublis avant qu’ils ne deviennent des rendez-vous non honorés.
Lorsqu’une annulation libère un créneau, une liste d’attente peut vous aider à trouver un autre client intéressé.
La meilleure politique n’est pas la plus stricte. C’est celle que vous pouvez expliquer en une phrase et appliquer de façon constante. Le client sait ainsi ce qu’il accepte et vous savez comment agir s’il annule trop tard ou ne vient pas.
Découvrez les options d’encaissement et de protection des réservations dans Apúntalo.
