Chaque mois, Apúntalo vous envoie un rapport sur l’activité de votre agenda. Nous voulons que vous sachiez d’où vient chaque chiffre, pour pouvoir vous y fier et, si quelque chose ne colle pas, savoir quoi vérifier.
En bref
| Donnée | Comment nous la calculons |
|---|---|
| Rendez-vous réalisés | Rendez-vous de l’agenda avec client, prestations et prix, non marqués comme « Absent » |
| Chiffre d’affaires | Somme des montants des rendez-vous réalisés |
| Ticket moyen | Chiffre d’affaires ÷ rendez-vous réalisés |
| Taux d’absence | Absences ÷ (rendez-vous réalisés + absences) × 100 |
| Occupation | Minutes réservées pendant vos horaires ÷ minutes de vos horaires × 100 |
Chaque rapport correspond à un agenda : si plusieurs personnes travaillent dans votre établissement, chaque agenda a son propre rapport.
1. Quels rendez-vous comptent comme réalisés ?
Un rendez-vous compte comme réalisé si :
- Il est toujours dans l’agenda, c’est-à-dire qu’il n’a pas été annulé.
- Il n’est pas marqué comme « Absent ».
- Un client lui est associé.
- Il comprend au moins une prestation.
- Toutes ses prestations ont un prix.
- Son montant total est supérieur à 0 €.
Si un rendez-vous comprend plusieurs prestations, l’une d’elles peut coûter 0 € (par exemple, une prestation offerte), à condition que le total soit supérieur à 0 €. En revanche, aucune prestation ne doit avoir un prix vide : 0 € est un prix, un champ vide ne l’est pas.
Les rendez-vous auxquels il manque le client, une prestation ou un prix n’apparaissent dans aucune donnée du rapport.
2. Chiffre d’affaires et ticket moyen
Le chiffre d’affaires est la somme des montants de tous les rendez-vous réalisés pendant le mois.
Il reflète ce que vous avez enregistré dans votre agenda, pas forcément ce que vous avez encaissé ni le bénéfice de votre activité.
Le ticket moyen correspond au chiffre d’affaires divisé par le nombre de rendez-vous réalisés.
3. Absences
Une absence est un rendez-vous marqué comme « Absent » qui remplit les autres conditions de la section 1 : client, prestations et prix.
Les absences ne s’ajoutent ni au chiffre d’affaires ni aux rendez-vous réalisés, mais elles sont affichées à part pour que vous sachiez combien vous en avez eu.
Le taux d’absence se calcule en divisant les absences par la somme des rendez-vous réalisés et des absences, puis en multipliant par 100. Par exemple, avec 80 rendez-vous réalisés et 5 absences, le taux est de 5,88 %.
Et si le client prévient par WhatsApp qu’il ne peut pas venir ?
Lorsqu’un client appuie sur « Je ne peux pas venir » dans le rappel WhatsApp, nous vous prévenons, mais le rendez-vous reste dans votre agenda. Vous pouvez ainsi décider quoi faire, par exemple le déplacer à un autre jour.
- S’il a prévenu à temps et que le rendez-vous n’aura pas lieu, annulez-le. Il ne comptera alors ni comme réalisé ni comme absence.
- Utilisez « Absent » uniquement lorsque le client ne s’est pas présenté.
Si vous marquez comme « Absent » un rendez-vous que le client a annulé à l’avance, votre taux d’absence paraîtra plus élevé qu’il ne l’est réellement.
4. Occupation de votre agenda
L’occupation indique quelle part des horaires que vous aviez prévus a été occupée par vos rendez-vous réalisés.
- Seuls vos horaires comptent. Le temps des rendez-vous en dehors de vos horaires n’augmente pas l’occupation, et les jours marqués comme fériés ou de repos n’ajoutent pas d’horaires prévus.
- Les rendez-vous qui se chevauchent comptent une seule fois. Si deux rendez-vous coïncident, les minutes communes ne sont comptées qu’une fois.
- Seuls les rendez-vous réalisés comptent. Un rendez-vous sans prix ou sans client n’ajoute pas d’occupation, même s’il occupe un créneau de votre agenda.
Exemple d’une journée. Vos horaires vont de 10 h à 14 h (240 minutes). Vous avez un rendez-vous de 10 h à 11 h, un autre de 10 h 30 à 11 h 30 qui chevauche le premier, et un autre de 13 h 30 à 14 h 30.
- De 10 h à 11 h 30, il y a 90 minutes occupées ; la demi-heure commune n’est comptée qu’une fois.
- De 13 h 30 à 14 h, il y a 30 minutes ; la demi-heure suivante est en dehors de vos horaires.
Au total, cela fait 120 minutes sur 240 : une occupation de 50 %. En fin de mois, nous additionnons tous les jours : avec 160 heures prévues et 80 heures occupées, l’occupation serait également de 50 %.
Avant la fin du mois
Pour que votre rapport reflète la réalité :
- Associez un client à chaque rendez-vous.
- Vérifiez que vos prestations ont un prix.
- Annulez les rendez-vous qui n’auront pas lieu.
- Marquez comme « Absent » les clients qui ne se sont pas présentés.
- Tenez vos horaires à jour, jours fériés et de repos compris.
