Una cancelación con tiempo suele poder reorganizarse. El problema llega cuando el aviso entra con la jornada empezada o el cliente no aparece. Ese hueco estaba reservado para esa persona y, muchas veces, ya no hay margen para ofrecérselo a nadie más.
Proteger una cita no significa poner trabas a la reserva. Significa acordar por adelantado qué ocurre si el cliente cancela tarde o no se presenta.
Con Apúntalo puedes trabajar sin garantía, pedir una señal o solicitar una tarjeta como garantía. La diferencia está en cuándo paga el cliente y en qué capacidad tiene el negocio para actuar después.
Tres formas de proteger una reserva
La política de cada servicio puede seguir uno de estos modelos:
- Sin protección económica. El cliente reserva sin pagar ni dejar una tarjeta como garantía.
- Con señal. El cliente paga una parte o el importe completo al reservar.
- Con tarjeta como garantía. El cliente deja una tarjeta, pero no recibe ningún cargo en ese momento.
Pedir una señal al reservar
La señal convierte la reserva en un pago confirmado. Puedes cobrar por adelantado una parte del servicio o su importe completo.
El cliente ve el importe antes de confirmar. Si cancela dentro del plazo gratuito que le mostraste al reservar, Apúntalo tramita la devolución. Fuera de ese plazo, el negocio decide si retiene la señal o la devuelve, siempre de acuerdo con la política informada y la normativa aplicable.
Esta opción encaja bien cuando una cita requiere mucho tiempo, preparación previa o materiales que el negocio debe reservar con antelación.
Usar una tarjeta como garantía
Con la tarjeta como garantía no se cobra nada al hacer la reserva. Stripe procesa los datos completos de la tarjeta y Apúntalo no los almacena.
El negocio define el importe máximo de la garantía, que nunca puede superar el precio del servicio. El cliente ve ese límite y el plazo de cancelación gratuita antes de confirmar.
Si el cliente no se presenta o cancela fuera del plazo gratuito, el negocio puede decidir si ejecuta el cobro. La acción es manual. Marcar una inasistencia no carga la tarjeta automáticamente.
La garantía puede cobrarse desde que empieza el periodo de cancelación tardía hasta siete días después de la cita.
Elige unas condiciones que encajen con tu agenda
Cada negocio necesita un margen distinto para reorganizar una cita. Un servicio corto puede ser relativamente fácil de recolocar, mientras que un hueco largo o una cita que requiere preparación puede necesitar más antelación.
En Apúntalo eliges hasta cuándo puede cancelar el cliente sin coste. Esa condición se muestra antes de confirmar la reserva, junto con el importe de la señal o el máximo de la garantía.
Elige un margen que te dé una oportunidad real de volver a ocupar la cita y que también sea razonable para el cliente. La clave es que ambas partes sepan de antemano qué ocurre si los planes cambian.
Qué comisiones se aplican
Apúntalo cobra el 1,44 % del importe que llega a capturarse, impuestos incluidos. Las tarifas de procesamiento de Stripe son independientes.
Una señal implica un cobro al reservar. Con una tarjeta como garantía, el 1,44 % de Apúntalo solo se aplica si el negocio decide ejecutar el cargo. Si la garantía caduca sin cobrarse, no hay importe capturado sobre el que calcular esa comisión.
Cobros está disponible en su versión inicial para entidades establecidas en España que operan en euros y tienen una suscripción activa de Apúntalo. Puedes consultar el detalle en las condiciones de cobros.
Qué opción encaja mejor con tu negocio
Una señal ofrece más protección desde el primer momento. La tarjeta como garantía reduce el pago inicial y deja al negocio la decisión de cobrar si se incumplen las condiciones. También puedes mantener la reserva sin protección cuando el riesgo sea bajo.
Los recordatorios y confirmaciones por WhatsApp ayudan a evitar despistes antes de que se conviertan en una inasistencia.
Si una cancelación deja un hueco libre, una lista de espera puede ayudarte a encontrar a otra persona interesada.
La mejor política no es la más dura. Es la que puedes explicar en una frase y aplicar siempre de la misma manera. Así, el cliente sabe qué acepta y tú sabes cómo actuar si cancela tarde o no se presenta.
Conoce las opciones de cobro y protección de reservas en Apúntalo.
