Cada mes, Apúntalo te envía un informe con la actividad de tu agenda. Queremos que sepas de dónde sale cada número, para que puedas fiarte de él y, si algo no te cuadra, saber qué revisar.
Resumen rápido
| Dato | Cómo lo calculamos |
|---|---|
| Citas realizadas | Citas de la agenda con cliente, servicios y precios, que no están marcadas como «No asistió» |
| Facturación | Suma de los importes de las citas realizadas |
| Ticket medio | Facturación ÷ citas realizadas |
| Tasa de ausencias | Ausencias ÷ (citas realizadas + ausencias) × 100 |
| Ocupación | Minutos con citas dentro de tu horario ÷ minutos de tu horario × 100 |
Cada informe corresponde a una agenda; si en tu negocio trabajan varias personas, cada agenda tiene su propio informe.
1. ¿Qué citas cuentan como realizadas?
Una cita cuenta como realizada si:
- Sigue en la agenda, es decir, no se ha cancelado.
- No está marcada como «No asistió».
- Tiene un cliente asignado.
- Incluye al menos un servicio.
- Todos sus servicios tienen precio.
- Su importe total es superior a 0 €.
Si una cita tiene varios servicios, alguno puede costar 0 € (por ejemplo, un servicio de cortesía), siempre que el total sea mayor que 0 €. Lo que no puede haber es un servicio con el precio vacío: 0 € es un precio; un campo vacío, no.
Las citas a las que les falta el cliente, un servicio o algún precio no aparecen en ningún dato del informe.
2. Facturación y ticket medio
La facturación es la suma de los importes de todas las citas realizadas durante el mes.
Refleja lo que has registrado en tu agenda, no necesariamente lo que has cobrado ni el beneficio de tu negocio.
El ticket medio es la facturación dividida entre el número de citas realizadas.
3. Ausencias
Una ausencia es una cita marcada como «No asistió» que cumple el resto de condiciones del apartado 1: cliente, servicios y precios.
Las ausencias no suman en la facturación ni en las citas realizadas, pero se muestran por separado para que sepas cuántas has tenido.
La tasa de ausencias se calcula dividiendo las ausencias entre la suma de citas realizadas y ausencias, y multiplicando por 100. Por ejemplo, con 80 citas realizadas y 5 ausencias, la tasa es del 5,88 %.
¿Y si el cliente avisa por WhatsApp de que no puede ir?
Cuando un cliente pulsa «No puedo ir» en el recordatorio de WhatsApp, te avisamos, pero la cita sigue en tu agenda. Así puedes decidir qué hacer, por ejemplo cambiarla de día.
- Si avisó a tiempo y la cita no se va a hacer, cancélala. Así no cuenta como realizada ni como ausencia.
- Usa «No asistió» solo cuando el cliente no se presentó.
Si marcas como «No asistió» una cita que el cliente canceló con antelación, tu tasa de ausencias aparecerá más alta de lo que realmente es.
4. Ocupación de tu agenda
La ocupación indica qué parte del horario que habías planificado han ocupado tus citas realizadas.
- Solo cuenta tu horario. El tiempo de citas fuera de él no aumenta la ocupación, y los días que tienes marcados como festivo o de descanso no suman horario planificado.
- Las citas solapadas cuentan una vez. Si dos citas coinciden en el tiempo, los minutos compartidos se cuentan solo una vez.
- Solo cuentan las citas realizadas. Una cita sin precio o sin cliente no suma ocupación, aunque ocupe un hueco en tu agenda.
Ejemplo de un día. Tu horario es de 10:00 a 14:00 (240 minutos). Tienes una cita de 10:00 a 11:00, otra de 10:30 a 11:30 que se solapa con la primera y otra de 13:30 a 14:30.
- De 10:00 a 11:30 hay 90 minutos ocupados; la media hora que se solapa cuenta una sola vez.
- De 13:30 a 14:00 hay 30 minutos; la media hora posterior queda fuera de tu horario.
En total son 120 de 240 minutos: una ocupación del 50 %. Al final del mes sumamos todos los días: con 160 horas planificadas y 80 horas ocupadas, la ocupación también sería del 50 %.
Antes de que acabe el mes
Para que tu informe refleje la realidad:
- Asigna un cliente a cada cita.
- Comprueba que tus servicios tienen precio.
- Cancela las citas que no se van a hacer.
- Marca como «No asistió» a quien no se presentó.
- Mantén tu horario al día, incluidos festivos y descansos.
