Cada mes, Apúntalo t’envia un informe amb l’activitat de la teva agenda. Volem que sàpigues d’on surt cada número, perquè te’n puguis refiar i, si alguna cosa no et quadra, sàpigues què has de revisar.
Resum ràpid
| Dada | Com la calculem |
|---|---|
| Cites realitzades | Cites de l’agenda amb client, serveis i preus que no estan marcades com a «No ha vingut» |
| Facturació | Suma dels imports de les cites realitzades |
| Tiquet mitjà | Facturació ÷ cites realitzades |
| Taxa d’absències | Absències ÷ (cites realitzades + absències) × 100 |
| Ocupació | Minuts amb cites dins del teu horari ÷ minuts del teu horari × 100 |
Cada informe correspon a una agenda; si al teu negoci hi treballen diverses persones, cada agenda té el seu propi informe.
1. Quines cites compten com a realitzades?
Una cita compta com a realitzada si:
- Continua a l’agenda, és a dir, no s’ha cancel·lat.
- No està marcada com a «No ha vingut».
- Té un client assignat.
- Inclou almenys un servei.
- Tots els seus serveis tenen preu.
- El seu import total és superior a 0 €.
Si una cita té diversos serveis, algun pot costar 0 € (per exemple, un servei de cortesia), sempre que el total sigui superior a 0 €. El que no hi pot haver és un servei amb el preu buit: 0 € és un preu; un camp buit, no.
Les cites a les quals falta el client, un servei o algun preu no apareixen en cap dada de l’informe.
2. Facturació i tiquet mitjà
La facturació és la suma dels imports de totes les cites realitzades durant el mes.
Reflecteix el que has registrat a la teva agenda, no necessàriament el que has cobrat ni el benefici del teu negoci.
El tiquet mitjà és la facturació dividida entre el nombre de cites realitzades.
3. Absències
Una absència és una cita marcada com a «No ha vingut» que compleix la resta de condicions de l’apartat 1: client, serveis i preus.
Les absències no sumen a la facturació ni a les cites realitzades, però es mostren per separat perquè sàpigues quantes n’has tingut.
La taxa d’absències es calcula dividint les absències entre la suma de cites realitzades i absències, i multiplicant per 100. Per exemple, amb 80 cites realitzades i 5 absències, la taxa és del 5,88 %.
I si el client avisa per WhatsApp que no pot venir?
Quan un client respon al recordatori de WhatsApp que no podrà venir, t’avisem, però la cita continua a la teva agenda. Així pots decidir què fer, per exemple canviar-la de dia.
- Si ha avisat a temps i la cita no es farà, cancel·la-la. Així no compta com a realitzada ni com a absència.
- Fes servir «No ha vingut» només quan el client no s’ha presentat.
Si marques com a «No ha vingut» una cita que el client va cancel·lar amb antelació, la teva taxa d’absències semblarà més alta del que és realment.
4. Ocupació de la teva agenda
L’ocupació indica quina part de l’horari que havies planificat han ocupat les teves cites realitzades.
- Només compta el teu horari. El temps de cites fora d’horari no augmenta l’ocupació, i els dies que tens marcats com a festius o de descans no sumen horari planificat.
- Les cites que se solapen compten una vegada. Si dues cites coincideixen en el temps, els minuts compartits només es compten una vegada.
- Només compten les cites realitzades. Una cita sense preu o sense client no suma ocupació, encara que ocupi un forat a la teva agenda.
Exemple d’un dia. El teu horari és de 10:00 a 14:00 (240 minuts). Tens una cita de 10:00 a 11:00, una altra de 10:30 a 11:30 que se solapa amb la primera i una altra de 13:30 a 14:30.
- De 10:00 a 11:30 hi ha 90 minuts ocupats; la mitja hora que se solapa només compta una vegada.
- De 13:30 a 14:00 hi ha 30 minuts; la mitja hora següent queda fora del teu horari.
En total són 120 de 240 minuts: una ocupació del 50 %. A final de mes sumem tots els dies: amb 160 hores planificades i 80 hores ocupades, l’ocupació també seria del 50 %.
Abans que s’acabi el mes
Perquè el teu informe reflecteixi la realitat:
- Assigna un client a cada cita.
- Comprova que els teus serveis tenen preu.
- Cancel·la les cites que no es faran.
- Marca com a «No ha vingut» qui no s’ha presentat.
- Mantén el teu horari al dia, inclosos festius i descansos.
