Hi ha cites que es perden per una cosa tan senzilla com un descuit. El client va reservar fa setmanes, va continuar amb la seva vida i, quan mira el rellotge, ja és massa tard.
Per al negoci, enviar un WhatsApp a cada persona sembla una tasca petita fins que l’agenda es comença a omplir. Aleshores apareixen missatges a hores diferents, respostes soltes i confirmacions que algú ha de passar a l’agenda.
Els recordatoris i les confirmacions d’Apúntalo apleguen aquesta feina en la mateixa cita. El client rep l’avís per WhatsApp i el negoci pot consultar la resposta sense haver-la de buscar entre converses.
Què rep el client en el recordatori
Apúntalo envia el recordatori en el moment que hagi configurat el negoci. El missatge pot incloure el dia i l’hora de la cita, a més de l’adreça o qualsevol indicació que el client necessiti abans d’anar-hi.
Aquest context evita dubtes tan habituals com ara si la cita era avui o demà, o en quin centre s’havia reservat. El client té la informació en el mateix xat que consulta cada dia.
Si el negoci canvia l’hora abans que s’enviï l’avís, Apúntalo actualitza la programació del recordatori. Així, el missatge es prepara amb les dades vigents de la cita i no amb una hora que ja ha quedat enrere.
Confirmar la cita sense obrir una altra conversa
Quan les confirmacions automàtiques estan activades, el missatge pot incloure una opció per confirmar l’assistència. La resposta queda associada a la cita i el seu estat s’actualitza a l’agenda.
Si el client respon amb un missatge normal de WhatsApp, aquesta resposta també apareix dins de la cita. L’equip pot llegir-la des d’Apúntalo sense haver d’esbrinar a quina reserva correspon cada conversa.
El canvi es nota sobretot en començar el dia. En lloc d’obrir diversos xats per comprovar qui ha contestat, el negoci pot revisar les cites i centrar l’atenció en les que encara necessiten seguiment.
Com encaixa amb Google Calendar
Si el negoci ja treballa amb Google Calendar, pot mantenir-lo connectat amb Apúntalo. La sincronització funciona en tots dos sentits i l’estat de la cita també es pot consultar allà. En aquest article sobre la integració amb Google Calendar expliquem com funciona del tot.
No cal duplicar la feina. La cita, el recordatori i el calendari segueixen el mateix canvi quan es modifica una reserva abans de l’enviament.
Quatre detalls perquè el recordatori sigui útil
- Comprova que el número de mòbil del client és correcte.
- Tria una antelació que li doni marge per organitzar-se, però que no sigui tan llarga que ho torni a oblidar.
- Inclou l’adreça o les indicacions només quan ajudin de debò a arribar a la cita.
- Mantén clara la teva política de canvis i cancel·lacions perquè el client sàpiga què ha de fer si no hi pot anar.
Un recordatori ajuda a evitar descuits, però no garanteix que tothom vagi a la cita. Tampoc corregeix un número equivocat ni una política de cancel·lació confusa.
Ben configurat, deixa de ser un missatge que algú ha de recordar enviar. Passa a formar part de la cita i manté la resposta al costat de la resta de la informació.
Descobreix Apúntalo i prova una agenda amb recordatoris i confirmacions per WhatsApp.
