Niektóre wizyty przepadają przez zwykłe zapomnienie. Klient umówił termin kilka tygodni wcześniej, wrócił do swoich spraw i spojrzał na zegarek dopiero wtedy, gdy było już za późno.
Wysłanie jednej wiadomości WhatsApp wydaje się drobnym zadaniem, dopóki terminarz nie zacznie się zapełniać. Później dochodzą wiadomości wysyłane o różnych porach, pojedyncze odpowiedzi i potwierdzenia, które ktoś musi przenieść do terminarza.
Apúntalo przechowuje przypomnienia i potwierdzenia razem z wizytą. Klient otrzymuje wiadomość przez WhatsApp, a firma widzi odpowiedź bez przeszukiwania rozmów.
Co klient otrzymuje w przypomnieniu
Apúntalo wysyła przypomnienie w terminie ustawionym przez firmę. Wiadomość może zawierać dzień i godzinę wizyty, adres oraz wskazówki potrzebne przed przyjściem.
Te informacje odpowiadają na częste pytania. Czy wizyta była dziś, czy jutro? W której lokalizacji została umówiona? Klient ma wszystko w rozmowie, którą i tak sprawdza codziennie.
Jeśli firma zmieni godzinę przed wysłaniem przypomnienia, Apúntalo zmieni również termin wysyłki. Wiadomość będzie zawierała aktualne dane wizyty, a nie nieaktualną godzinę.
Potwierdzenie wizyty bez rozpoczynania nowej rozmowy
Po włączeniu automatycznych potwierdzeń wiadomość może zawierać opcję potwierdzenia obecności. Odpowiedź pozostaje powiązana z wizytą, a jej status aktualizuje się w terminarzu.
Zwykła odpowiedź klienta przez WhatsApp także pojawia się wewnątrz wizyty. Zespół może odczytać ją w Apúntalo bez ustalania, której rezerwacji dotyczy dana rozmowa.
Różnicę najlepiej widać na początku dnia. Zamiast otwierać kilka czatów i sprawdzać odpowiedzi, firma przegląda wizyty i skupia się na tych, które nadal wymagają kontaktu.
Jak to działa z Kalendarzem Google
Jeśli firma korzysta już z Kalendarza Google, może połączyć go z Apúntalo. Synchronizacja działa w obie strony, a status wizyty jest widoczny również w kalendarzu. Nasz artykuł o integracji z Kalendarzem Google opisuje cały proces.
Nie trzeba wpisywać tej samej zmiany dwa razy. Wizyta, przypomnienie i kalendarz uwzględniają tę samą aktualizację, jeśli rezerwacja zmieni się przed wysłaniem wiadomości.
Cztery szczegóły, dzięki którym przypomnienie pomaga
- Sprawdź, czy numer telefonu komórkowego klienta jest poprawny.
- Ustaw taki czas wysyłki, aby klient zdążył zmienić plany, ale nie zapomniał ponownie o wizycie.
- Dodaj adres lub inne wskazówki tylko wtedy, gdy naprawdę ułatwią dotarcie na miejsce.
- Jasno opisz zasady zmiany i odwoływania wizyt, aby klient wiedział, co zrobić, gdy nie może przyjść.
Przypomnienie pomaga uniknąć części nieobecności spowodowanych zapomnieniem, ale nie gwarantuje przyjścia każdej osoby. Nie naprawi też błędnego numeru ani niejasnych zasad odwoływania wizyt.
Po właściwym skonfigurowaniu nie jest już wiadomością, o której wysłaniu ktoś musi pamiętać. Staje się częścią wizyty, a odpowiedź pozostaje razem z pozostałymi informacjami.
Poznaj Apúntalo i wypróbuj terminarz z przypomnieniami oraz potwierdzeniami przez WhatsApp.
