Wizytę odwołaną z odpowiednim wyprzedzeniem często można jeszcze przeorganizować. Problem pojawia się, gdy wiadomość przychodzi już w trakcie dnia pracy albo klient w ogóle się nie zjawia. Ten czas był zarezerwowany dla konkretnej osoby i często nie da się już zaoferować go komuś innemu.
Zabezpieczenie wizyty nie polega na utrudnianiu rezerwacji. Chodzi o wcześniejsze ustalenie, co się stanie, jeśli klient odwoła wizytę zbyt późno albo nie przyjdzie.
W Apúntalo możesz pracować bez zabezpieczenia, pobierać zaliczkę albo wymagać karty jako gwarancji. Różnica dotyczy momentu płatności i tego, co firma może zrobić później.
Trzy sposoby ochrony rezerwacji
Dla każdej usługi możesz zastosować jeden z tych modeli:
- Bez zabezpieczenia finansowego. Klient rezerwuje bez płatności i bez pozostawiania karty jako gwarancji.
- Z zaliczką. Klient płaci część lub całą cenę podczas rezerwacji.
- Z kartą jako gwarancją. Klient podaje kartę, ale w tym momencie nie następuje żadne obciążenie.
Pobieranie zaliczki przy rezerwacji
Zaliczka łączy rezerwację z potwierdzoną płatnością. Możesz pobrać z góry część ceny usługi lub pełną kwotę.
Klient widzi kwotę przed potwierdzeniem. Jeśli odwoła wizytę w pokazanym bezpłatnym terminie, Apúntalo rozpocznie zwrot. Po upływie tego terminu firma decyduje, czy zatrzymać zaliczkę, czy ją oddać, zgodnie z przekazanymi zasadami i obowiązującym prawem.
To rozwiązanie pasuje do długich wizyt i usług wymagających przygotowania lub wcześniejszej rezerwacji materiałów.
Karta jako gwarancja
Przy karcie jako gwarancji podczas rezerwacji nie jest pobierana żadna kwota. Stripe przetwarza pełne dane karty, a Apúntalo ich nie przechowuje.
Firma ustala maksymalną kwotę gwarancji, która nie może przekroczyć ceny usługi. Klient widzi ten limit i bezpłatny termin odwołania przed potwierdzeniem.
Jeśli klient nie przyjdzie lub odwoła wizytę po upływie bezpłatnego terminu, firma może zdecydować o pobraniu należności. Jest to działanie ręczne. Samo oznaczenie nieobecności nie obciąża karty automatycznie.
Gwarancję można pobrać od początku okresu późnego odwołania do siedmiu dni po wizycie.
Ustal zasady dopasowane do swojego terminarza
Każda firma potrzebuje innego wyprzedzenia, aby ponownie obsadzić termin. Krótką usługę można czasem przełożyć dość łatwo, natomiast długa wizyta lub usługa wymagająca przygotowania potrzebuje więcej czasu.
W Apúntalo ustalasz, do kiedy klient może odwołać wizytę bez kosztów. Ta zasada jest widoczna przed potwierdzeniem wraz z kwotą zaliczki lub maksymalną wysokością gwarancji.
Wybierz termin, który daje realną szansę na ponowne zapełnienie miejsca i pozostaje rozsądny dla klienta. Obie strony powinny z góry wiedzieć, co się stanie, jeśli plany się zmienią.
Jakie opłaty obowiązują
Apúntalo pobiera 1,44% faktycznie pobranej kwoty, z uwzględnieniem podatków. Opłaty za przetwarzanie płatności przez Stripe są naliczane oddzielnie.
Zaliczka oznacza płatność przy rezerwacji. Przy karcie jako gwarancji opłata Apúntalo w wysokości 1,44% ma zastosowanie tylko wtedy, gdy firma zdecyduje się pobrać należność. Jeśli gwarancja wygaśnie bez obciążenia, nie ma pobranej kwoty stanowiącej podstawę tej opłaty.
Początkowa wersja funkcji Płatności jest dostępna dla podmiotów z siedzibą w Hiszpanii, które rozliczają się w euro i mają aktywną subskrypcję Apúntalo. Szczegóły znajdują się w warunkach płatności.
Która opcja pasuje do Twojej firmy
Zaliczka zapewnia ochronę już w chwili rezerwacji. Karta jako gwarancja nie wymaga płatności z góry i pozostawia firmie decyzję o obciążeniu, jeśli klient nie dotrzyma warunków. Przy niskim ryzyku możesz też pozostawić rezerwację bez zabezpieczenia.
Przypomnienia i potwierdzenia przez WhatsApp pomagają zapobiec nieobecnościom wynikającym z zapomnienia.
Jeśli odwołanie zwolni termin, lista oczekujących może pomóc znaleźć inną zainteresowaną osobę.
Najlepsze zasady nie są najbardziej surowe. Powinny dać się wyjaśnić w jednym zdaniu i zawsze działać tak samo. Klient wie wtedy, na co się zgadza, a firma wie, jak postąpić przy późnym odwołaniu lub nieobecności.
