Co miesiąc Apúntalo wysyła Ci raport z aktywności Twojego terminarza. Chcemy, aby każda liczba była dla Ciebie jasna: skąd się bierze, dlaczego możesz na niej polegać i co sprawdzić, jeśli coś się nie zgadza.
W skrócie
| Wskaźnik | Jak go obliczamy |
|---|---|
| Zrealizowane wizyty | Wizyty w terminarzu z klientem, usługami i cenami, które nie są oznaczone jako „Nieobecny” |
| Przychód | Suma kwot zrealizowanych wizyt |
| Średnia wartość wizyty | Przychód ÷ zrealizowane wizyty |
| Wskaźnik nieobecności | Nieobecności ÷ (zrealizowane wizyty + nieobecności) × 100 |
| Obłożenie | Minuty zajęte w Twoich godzinach pracy ÷ minuty Twoich godzin pracy × 100 |
Każdy raport dotyczy jednego terminarza. Jeśli w Twojej firmie pracuje kilka osób, każdy terminarz ma własny raport.
1. Które wizyty liczymy jako zrealizowane?
Wizyta jest liczona jako zrealizowana, jeśli:
- Nadal jest w terminarzu, czyli nie została anulowana.
- Nie jest oznaczona jako „Nieobecny”.
- Ma przypisanego klienta.
- Obejmuje co najmniej jedną usługę.
- Wszystkie jej usługi mają cenę.
- Jej łączna kwota jest większa od zera.
Jeśli wizyta obejmuje kilka usług, jedna z nich może mieć cenę 0 (na przykład usługa gratisowa), o ile suma jest większa od zera. Nie może natomiast być usługi z pustą ceną: 0 to cena, puste pole – nie.
Wizyty bez klienta, usługi lub którejkolwiek ceny nie pojawiają się w żadnych danych raportu.
2. Przychód i średnia wartość wizyty
Przychód to suma kwot wszystkich wizyt zrealizowanych w danym miesiącu.
Odzwierciedla to, co zapisano w terminarzu, a niekoniecznie to, co faktycznie zainkasowano, ani zysk firmy.
Średnia wartość wizyty to przychód podzielony przez liczbę zrealizowanych wizyt.
3. Nieobecności
Nieobecność to wizyta oznaczona jako „Nieobecny”, która spełnia pozostałe warunki z punktu 1: klient, usługi i ceny.
Nieobecności nie wliczają się do przychodu ani do zrealizowanych wizyt, ale pokazujemy je osobno, aby było widać, ile ich było.
Wskaźnik nieobecności obliczamy, dzieląc liczbę nieobecności przez sumę zrealizowanych wizyt i nieobecności, a wynik mnożymy przez 100. Na przykład przy 80 zrealizowanych wizytach i 5 nieobecnościach wskaźnik wynosi 5,88%.
A jeśli klient napisze na WhatsAppie, że nie może przyjść?
Gdy klient naciśnie „Nie mogę przyjść” w przypomnieniu na WhatsAppie, powiadamiamy Cię o tym, ale wizyta pozostaje w terminarzu. Dzięki temu możesz zdecydować, co zrobić, na przykład przenieść ją na inny dzień.
- Jeśli klient uprzedził na czas i wizyta się nie odbędzie, anuluj ją. Wtedy nie będzie liczona ani jako zrealizowana, ani jako nieobecność.
- Oznaczenia „Nieobecny” używaj tylko wtedy, gdy klient się nie pojawił.
Jeśli oznaczysz jako „Nieobecny” wizytę, którą klient odwołał z wyprzedzeniem, Twój wskaźnik nieobecności będzie wyższy niż w rzeczywistości.
4. Obłożenie terminarza
Obłożenie pokazuje, jaką część zaplanowanych godzin pracy zajęły zrealizowane wizyty.
- Liczą się tylko Twoje godziny pracy. Czas wizyt poza nimi nie zwiększa obłożenia, a dni oznaczone jako święto lub dzień wolny nie dodają zaplanowanych godzin.
- Nakładające się wizyty liczą się raz. Jeśli dwie wizyty się pokrywają, wspólne minuty liczymy tylko raz.
- Liczą się tylko zrealizowane wizyty. Wizyta bez ceny lub bez klienta nie zwiększa obłożenia, nawet jeśli zajmuje miejsce w terminarzu.
Przykład jednego dnia. Pracujesz od 10:00 do 14:00 (240 minut). Masz wizytę od 10:00 do 11:00, drugą od 10:30 do 11:30, która nakłada się na pierwszą, i trzecią od 13:30 do 14:30.
- Od 10:00 do 11:30 zajętych jest 90 minut; wspólne pół godziny liczy się tylko raz.
- Od 13:30 do 14:00 to 30 minut; kolejne pół godziny wypada poza godzinami pracy.
Łącznie daje to 120 z 240 minut, czyli obłożenie 50%. Na koniec miesiąca sumujemy wszystkie dni: przy 160 zaplanowanych i 80 zajętych godzinach obłożenie również wyniosłoby 50%.
Zanim skończy się miesiąc
Aby raport odzwierciedlał rzeczywistość:
- Przypisz klienta do każdej wizyty.
- Sprawdź, czy Twoje usługi mają cenę.
- Anuluj wizyty, które się nie odbędą.
- Oznacz jako „Nieobecny” klientów, którzy się nie pojawili.
- Aktualizuj godziny pracy, w tym święta i dni wolne.
