Ogni mese Apúntalo ti invia un report con l’attività della tua agenda. Vogliamo che tu sappia da dove viene ogni numero, così puoi fidarti e, se qualcosa non ti torna, sapere cosa controllare.
Riepilogo rapido
| Dato | Come lo calcoliamo |
|---|---|
| Appuntamenti effettuati | Appuntamenti in agenda con cliente, servizi e prezzi, non contrassegnati come «Non si è presentato» |
| Fatturato | Somma degli importi degli appuntamenti effettuati |
| Ticket medio | Fatturato ÷ appuntamenti effettuati |
| Tasso di assenze | Assenze ÷ (appuntamenti effettuati + assenze) × 100 |
| Occupazione | Minuti occupati nel tuo orario ÷ minuti del tuo orario × 100 |
Ogni report si riferisce a una sola agenda: se nella tua attività lavorano più persone, ogni agenda ha il suo report.
1. Quali appuntamenti contano come effettuati?
Un appuntamento conta come effettuato se:
- È ancora in agenda, cioè non è stato annullato.
- Non è contrassegnato come «Non si è presentato».
- Ha un cliente associato.
- Include almeno un servizio.
- Tutti i suoi servizi hanno un prezzo.
- L’importo totale è superiore a 0 €.
Se un appuntamento ha più servizi, uno può costare 0 € (ad esempio un servizio omaggio), purché il totale sia superiore a 0 €. Non può invece esserci un servizio con il prezzo vuoto: 0 € è un prezzo, un campo vuoto no.
Gli appuntamenti a cui manca il cliente, un servizio o un prezzo non compaiono in nessun dato del report.
2. Fatturato e ticket medio
Il fatturato è la somma degli importi di tutti gli appuntamenti effettuati nel mese.
Riflette quanto hai registrato in agenda, non necessariamente quanto hai incassato né l’utile della tua attività.
Il ticket medio è il fatturato diviso per il numero di appuntamenti effettuati.
3. Assenze
Un’assenza è un appuntamento contrassegnato come «Non si è presentato» che soddisfa le altre condizioni del punto 1: cliente, servizi e prezzi.
Le assenze non si sommano al fatturato né agli appuntamenti effettuati, ma vengono mostrate a parte così sai quante ne hai avute.
Il tasso di assenze si calcola dividendo le assenze per la somma di appuntamenti effettuati e assenze, e moltiplicando per 100. Per esempio, con 80 appuntamenti effettuati e 5 assenze, il tasso è del 5,88 %.
E se il cliente avvisa su WhatsApp che non può venire?
Quando un cliente tocca «Non posso venire» nel promemoria WhatsApp, ti avvisiamo, ma l’appuntamento resta in agenda. Così puoi decidere cosa fare, per esempio spostarlo a un altro giorno.
- Se ha avvisato in tempo e l’appuntamento non si farà, annullalo. Così non conta né come effettuato né come assenza.
- Usa «Non si è presentato» solo quando il cliente non è venuto.
Se contrassegni come «Non si è presentato» un appuntamento che il cliente ha annullato in anticipo, il tuo tasso di assenze risulterà più alto di quanto sia in realtà.
4. Occupazione della tua agenda
L’occupazione indica quale parte dell’orario che avevi pianificato è stata occupata dai tuoi appuntamenti effettuati.
- Conta solo il tuo orario. Il tempo degli appuntamenti fuori orario non aumenta l’occupazione, e i giorni segnati come festivi o di riposo non aggiungono orario pianificato.
- Gli appuntamenti sovrapposti contano una volta. Se due appuntamenti coincidono, i minuti in comune si contano una sola volta.
- Contano solo gli appuntamenti effettuati. Un appuntamento senza prezzo o senza cliente non aggiunge occupazione, anche se occupa uno spazio in agenda.
Esempio di una giornata. Il tuo orario va dalle 10:00 alle 14:00 (240 minuti). Hai un appuntamento dalle 10:00 alle 11:00, un altro dalle 10:30 alle 11:30 che si sovrappone al primo e un altro dalle 13:30 alle 14:30.
- Dalle 10:00 alle 11:30 ci sono 90 minuti occupati; la mezz’ora sovrapposta si conta una sola volta.
- Dalle 13:30 alle 14:00 ci sono 30 minuti; la mezz’ora successiva è fuori dal tuo orario.
In totale sono 120 minuti su 240: un’occupazione del 50 %. A fine mese sommiamo tutti i giorni: con 160 ore pianificate e 80 ore occupate, l’occupazione sarebbe sempre del 50 %.
Prima che finisca il mese
Perché il tuo report rispecchi la realtà:
- Associa un cliente a ogni appuntamento.
- Controlla che i tuoi servizi abbiano un prezzo.
- Annulla gli appuntamenti che non si faranno.
- Contrassegna come «Non si è presentato» chi non è venuto.
- Tieni aggiornato il tuo orario, compresi festivi e giorni di riposo.
