Cada mes, Apúntalo envíache un informe coa actividade da túa axenda. Queremos que saibas de onde sae cada número, para que poidas fiarte del e, se algo non che cadra, saibas que revisar.
Resumo rápido
| Dato | Como o calculamos |
|---|---|
| Citas realizadas | Citas da axenda con cliente, servizos e prezos que non están marcadas como «Non asistiu» |
| Facturación | Suma dos importes das citas realizadas |
| Ticket medio | Facturación ÷ citas realizadas |
| Taxa de ausencias | Ausencias ÷ (citas realizadas + ausencias) × 100 |
| Ocupación | Minutos con citas dentro do teu horario ÷ minutos do teu horario × 100 |
Cada informe corresponde a unha axenda; se no teu negocio traballan varias persoas, cada axenda ten o seu propio informe.
1. Que citas contan como realizadas?
Unha cita conta como realizada se:
- Segue na axenda, é dicir, non se cancelou.
- Non está marcada como «Non asistiu».
- Ten un cliente asignado.
- Inclúe polo menos un servizo.
- Todos os seus servizos teñen prezo.
- O seu importe total é superior a 0 €.
Se unha cita ten varios servizos, algún pode custar 0 € (por exemplo, un servizo de cortesía), sempre que o total sexa maior que 0 €. O que non pode haber é un servizo co prezo baleiro: 0 € é un prezo; un campo baleiro, non.
As citas ás que lles falta o cliente, un servizo ou algún prezo non aparecen en ningún dato do informe.
2. Facturación e ticket medio
A facturación é a suma dos importes de todas as citas realizadas durante o mes.
Reflicte o que rexistraches na túa axenda, non necesariamente o que cobraches nin o beneficio do teu negocio.
O ticket medio é a facturación dividida entre o número de citas realizadas.
3. Ausencias
Unha ausencia é unha cita marcada como «Non asistiu» que cumpre o resto de condicións do apartado 1: cliente, servizos e prezos.
As ausencias non suman na facturación nin nas citas realizadas, pero móstranse por separado para que saibas cantas tiveches.
A taxa de ausencias calcúlase dividindo as ausencias entre a suma de citas realizadas e ausencias, e multiplicando por 100. Por exemplo, con 80 citas realizadas e 5 ausencias, a taxa é do 5,88 %.
E se o cliente avisa por WhatsApp de que non pode ir?
Cando un cliente responde ao recordatorio de WhatsApp que non poderá ir, avisámoste, pero a cita segue na túa axenda. Así podes decidir que facer, por exemplo cambiala de día.
- Se avisou a tempo e a cita non se vai facer, cancélaa. Así non conta como realizada nin como ausencia.
- Usa «Non asistiu» só cando o cliente non se presentou.
Se marcas como «Non asistiu» unha cita que o cliente cancelou con antelación, a túa taxa de ausencias parecerá máis alta do que realmente é.
4. Ocupación da túa axenda
A ocupación indica que parte do horario que planificaras ocuparon as túas citas realizadas.
- Só conta o teu horario. O tempo de citas fóra del non aumenta a ocupación, e os días que tes marcados como festivo ou de descanso non suman horario planificado.
- As citas solapadas contan unha vez. Se dúas citas coinciden no tempo, os minutos compartidos cóntanse só unha vez.
- Só contan as citas realizadas. Unha cita sen prezo ou sen cliente non suma ocupación, aínda que ocupe un oco na túa axenda.
Exemplo dun día. O teu horario é de 10:00 a 14:00 (240 minutos). Tes unha cita de 10:00 a 11:00, outra de 10:30 a 11:30 que se solapa coa primeira e outra de 13:30 a 14:30.
- De 10:00 a 11:30 hai 90 minutos ocupados; a media hora solapada conta só unha vez.
- De 13:30 a 14:00 hai 30 minutos; a media hora posterior queda fóra do teu horario.
En total son 120 de 240 minutos: unha ocupación do 50 %. Ao final do mes sumamos todos os días: con 160 horas planificadas e 80 horas ocupadas, a ocupación tamén sería do 50 %.
Antes de que remate o mes
Para que o teu informe reflicta a realidade:
- Asigna un cliente a cada cita.
- Comproba que os teus servizos teñen prezo.
- Cancela as citas que non se van facer.
- Marca como «Non asistiu» a quen non se presentou.
- Mantén o teu horario ao día, incluídos festivos e descansos.
