Manche Termine werden aus einem einfachen Grund verpasst. Die Kundin oder der Kunde hat vor Wochen gebucht, den Alltag fortgesetzt und schaut erst dann auf die Uhr, wenn es schon zu spät ist.
Für ein Unternehmen wirkt eine einzelne WhatsApp-Nachricht zunächst wie eine Kleinigkeit. Sobald sich der Terminplan füllt, kommen jedoch Nachrichten zu verschiedenen Zeiten, einzelne Antworten und Bestätigungen zusammen, die jemand in den Kalender übertragen muss.
Apúntalo bündelt Erinnerungen und Bestätigungen direkt im Termin. Kundinnen und Kunden erhalten die Nachricht per WhatsApp, und das Unternehmen sieht die Antwort, ohne einzelne Chats durchsuchen zu müssen.
Was die Terminerinnerung enthält
Apúntalo versendet die Erinnerung zum vom Unternehmen festgelegten Zeitpunkt. Die Nachricht kann Tag und Uhrzeit des Termins sowie die Adresse oder wichtige Hinweise für den Besuch enthalten.
Diese Angaben klären typische Fragen. War der Termin heute oder morgen? An welchem Standort wurde gebucht? Die Informationen stehen in dem Chat, den die meisten Menschen ohnehin täglich öffnen.
Ändert das Unternehmen die Uhrzeit vor dem Versand, plant Apúntalo die Erinnerung neu. Die Nachricht enthält damit die aktuellen Termindaten und keine inzwischen veraltete Uhrzeit.
Den Termin bestätigen, ohne einen neuen Chat zu beginnen
Sind automatische Bestätigungen aktiviert, kann die Nachricht eine Möglichkeit zur Zusage enthalten. Die Antwort bleibt mit dem Termin verknüpft und sein Status wird im Terminplan aktualisiert.
Auch eine normale WhatsApp-Antwort der Kundin oder des Kunden erscheint im Termin. Das Team kann sie in Apúntalo lesen, ohne jede Unterhaltung erst einer Buchung zuordnen zu müssen.
Besonders morgens ist der Unterschied spürbar. Statt mehrere Chats auf Antworten zu prüfen, sieht das Unternehmen im Terminplan, bei welchen Terminen noch nachgefasst werden muss.
So passt Google Kalender dazu
Wenn Sie bereits Google Kalender verwenden, können Sie ihn mit Apúntalo verbinden. Die Synchronisierung funktioniert in beide Richtungen, und auch der Terminstatus lässt sich dort einsehen. Unser Artikel zur Integration mit Google Kalender erklärt den vollständigen Ablauf.
Sie müssen Änderungen nicht doppelt eintragen. Termin, Erinnerung und Kalender übernehmen dieselbe Anpassung, wenn sich eine Buchung vor dem Versand ändert.
Vier Details für hilfreiche Erinnerungen
- Prüfen Sie, ob die Mobilnummer der Kundin oder des Kunden stimmt.
- Wählen Sie einen Vorlauf, der genug Zeit zum Planen lässt, aber nicht so lang ist, dass der Termin erneut in Vergessenheit gerät.
- Nennen Sie die Adresse oder weitere Hinweise nur dann, wenn sie für die Anreise wirklich nützlich sind.
- Formulieren Sie Ihre Umbuchungs- und Stornierungsregeln klar, damit Kundinnen und Kunden bei einer Verhinderung wissen, was zu tun ist.
Eine Erinnerung kann manchen vergessenen Termin verhindern, garantiert aber keine Teilnahme. Eine falsche Nummer oder unklare Stornierungsregeln löst sie ebenfalls nicht.
Richtig eingerichtet ist sie keine Nachricht mehr, an deren Versand jemand denken muss. Sie gehört zum Termin, und die Antwort bleibt bei den übrigen Angaben.
