Jeden Monat schickt Ihnen Apúntalo einen Bericht über die Aktivität Ihrer Agenda. Sie sollen wissen, woher jede Zahl kommt – damit Sie sich darauf verlassen können und wissen, was Sie prüfen sollten, wenn etwas nicht stimmt.
Kurzüberblick
| Kennzahl | So berechnen wir sie |
|---|---|
| Durchgeführte Termine | Termine in der Agenda mit Kunde, Leistungen und Preisen, die nicht als „Nicht erschienen“ markiert sind |
| Umsatz | Summe der Beträge der durchgeführten Termine |
| Durchschnittsbetrag | Umsatz ÷ durchgeführte Termine |
| Nichterscheinensquote | Nicht wahrgenommene Termine ÷ (durchgeführte + nicht wahrgenommene Termine) × 100 |
| Auslastung | Belegte Minuten innerhalb Ihrer Arbeitszeiten ÷ Minuten Ihrer Arbeitszeiten × 100 |
Jeder Bericht bezieht sich auf eine Agenda. Arbeiten in Ihrem Betrieb mehrere Personen, hat jede Agenda ihren eigenen Bericht.
1. Welche Termine zählen als durchgeführt?
Ein Termin zählt als durchgeführt, wenn er:
- noch in der Agenda steht, also nicht abgesagt wurde;
- nicht als „Nicht erschienen“ markiert ist;
- einem Kunden zugeordnet ist;
- mindestens eine Leistung enthält;
- für alle Leistungen einen Preis hat;
- einen Gesamtbetrag über 0 € hat.
Hat ein Termin mehrere Leistungen, darf eine davon 0 € kosten (zum Beispiel eine kostenlose Zusatzleistung), solange der Gesamtbetrag über 0 € liegt. Eine Leistung ohne Preis ist dagegen nicht möglich: 0 € ist ein Preis, ein leeres Feld nicht.
Termine, bei denen der Kunde, eine Leistung oder ein Preis fehlt, erscheinen in keiner Zahl des Berichts.
2. Umsatz und Durchschnittsbetrag
Der Umsatz ist die Summe der Beträge aller im Monat durchgeführten Termine.
Er zeigt, was Sie in Ihrer Agenda erfasst haben – nicht unbedingt, was Sie tatsächlich kassiert haben, und auch nicht den Gewinn Ihres Betriebs.
Der Durchschnittsbetrag pro Termin ist der Umsatz geteilt durch die Anzahl der durchgeführten Termine.
3. Nichterscheinen
Als nicht wahrgenommen zählt ein als „Nicht erschienen“ markierter Termin, der die übrigen Bedingungen aus Abschnitt 1 erfüllt: Kunde, Leistungen und Preise.
Solche Termine fließen weder in den Umsatz noch in die durchgeführten Termine ein, werden aber separat angezeigt, damit Sie wissen, wie viele es waren.
Für die Nichterscheinensquote teilen wir die nicht wahrgenommenen Termine durch die Summe aus durchgeführten und nicht wahrgenommenen Terminen und multiplizieren mit 100. Beispiel: Bei 80 durchgeführten und 5 nicht wahrgenommenen Terminen liegt die Quote bei 5,88 %.
Und wenn der Kunde per WhatsApp absagt?
Tippt ein Kunde in der WhatsApp-Erinnerung auf „Ich kann nicht“, benachrichtigen wir Sie, aber der Termin bleibt in Ihrer Agenda. So können Sie entscheiden, was zu tun ist, zum Beispiel ihn auf einen anderen Tag verschieben.
- Hat der Kunde rechtzeitig abgesagt und findet der Termin nicht statt, sagen Sie ihn ab. Dann zählt er weder als durchgeführt noch als nicht wahrgenommen.
- Verwenden Sie „Nicht erschienen“ nur, wenn der Kunde nicht gekommen ist.
Markieren Sie einen Termin, den der Kunde rechtzeitig abgesagt hat, als „Nicht erschienen“, erscheint Ihre Nichterscheinensquote höher, als sie tatsächlich ist.
4. Auslastung Ihrer Agenda
Die Auslastung zeigt, welcher Anteil Ihrer geplanten Arbeitszeit mit durchgeführten Terminen belegt war.
- Nur Ihre Arbeitszeiten zählen. Termine außerhalb davon erhöhen die Auslastung nicht, und Tage, die als Feiertag oder Ruhetag markiert sind, zählen nicht zur geplanten Arbeitszeit.
- Überschneidende Termine zählen einmal. Überschneiden sich zwei Termine, werden die gemeinsamen Minuten nur einmal gezählt.
- Nur durchgeführte Termine zählen. Ein Termin ohne Preis oder ohne Kunde erhöht die Auslastung nicht, auch wenn er einen Platz in Ihrer Agenda belegt.
Beispiel für einen Tag. Ihre Arbeitszeit ist von 10:00 bis 14:00 Uhr (240 Minuten). Sie haben einen Termin von 10:00 bis 11:00 Uhr, einen weiteren von 10:30 bis 11:30 Uhr, der sich mit dem ersten überschneidet, und einen von 13:30 bis 14:30 Uhr.
- Von 10:00 bis 11:30 Uhr sind 90 Minuten belegt; die überschneidende halbe Stunde zählt nur einmal.
- Von 13:30 bis 14:00 Uhr sind es 30 Minuten; die halbe Stunde danach liegt außerhalb Ihrer Arbeitszeit.
Insgesamt sind das 120 von 240 Minuten: eine Auslastung von 50 %. Am Monatsende addieren wir alle Tage: Bei 160 geplanten und 80 belegten Stunden läge die Auslastung ebenfalls bei 50 %.
Bevor der Monat endet
Damit Ihr Bericht die Realität abbildet:
- Ordnen Sie jedem Termin einen Kunden zu.
- Prüfen Sie, ob Ihre Leistungen einen Preis haben.
- Sagen Sie Termine ab, die nicht stattfinden.
- Markieren Sie Kunden, die nicht gekommen sind, als „Nicht erschienen“.
- Halten Sie Ihre Arbeitszeiten aktuell, einschließlich Feiertagen und Ruhetagen.
